WordCamp Madrid 2023 La versión de la directora de orquesta

Todo el mundo dice que una WordCamp no termina hasta que no escribes sobre ella, y ahora, que ya han pasado 2 semanas, y me ha bajado el subidón que tenía, aquí estoy, dispuesta a cerrar uno de los viajes de mi vida.

Ahora sí, ya no había marcha atrás, me tocaba devolveros todo lo que habíais hecho por mí. Y empecé motivadisima, nos juntamos una buena tribu unida por WordPress, estábamos entusiasmados, la que queríamos liar en 2020🥳

Pero junto a mi querida ingenuidad y los astros que no quisieron alinearse en ese momento, se instaló una pandemia en nuestras vidas y tuvimos que pararlo todo.

Y yo prometiendo por mis ovarios. A los que dije adiós hace 2 años. Todo el equipo más triste que la leche… Pero todos con la esperanza de que una nueva edición de WordCamp Madrid llegaría. Daros la bienvenida bailando en un auditorio para 600 personas. Tendría que esperar… Pero poco.

Aunque como bien dije por aquel entonces, en esta vida, todo pasa por algo, a pesar que de primeras no le veamos el sentido por ningún lado. Evidentemente no he estado preparando WordCamp Madrid 4 años y medio, aunque sí que llegó a ser un pensamiento recurrente en mi cabeza durante todo ese tiempo.

Una de las cosas que tenía totalmente claras, era que no iba a celebrar el evento hasta que no nos aflojasen un poco las cuerdas titiriteras. No entraba en mi cabeza el hecho de no poder darnos abrazos y besos, ¿estamos locos? ¡Si es lo primero que hacemos al encontrarnos en cualquier WordCamp! 🥰

Tampoco me gustaba el tema de tener que saludar desde la distancia y sin poder ver las sonrisas. Así que decidí dejar que las aguas se desatrancasen un poco y ya cuando todo volvió a su nuevo ser, me puse de nuevo a la carga. Al terminar el verano del 2022.

Por aquel entonces, la tribu de 2 años atrás se había disipado. Mucho tiempo esperando. Y la gente, pues mira, tiene sus responsabilidades y motivos para no poder seguir formando parte. Así que volví a empezar. WordCamp a la que iba, WordCamp a la que convencía a algún miembro de la comunidad para que se animara a formar parte de lo que hemos conseguido.

Tras mucho esfuerzo, altas y bajas por doquier, y en diversos momentos preocupada de que no éramos muchos para las mil movidas que teníamos que hacer, 18 personas, pero no cualesquiera, sino de esas, de las buenas, se unieron. ¡Qué maravilla! ¡Qué suerte ha sido teneros! Hemos podido compartir luces y sombras. Y eso, qué queréis que os diga, alimenta el alma.

¡Cómo habéis estado señoras y señores! Dando el do de pecho cuando se ha necesitado, y sobre todo durante el fin de semana del evento. Recuerdo a Santi, corriendo de un lado para otro constantemente, a veces ni él mismo sabía hacía donde iba, jaja. Gracias a todos por haber querido formar parte de esto, de verdad.

¿Cuál era el objetivo?

¿La verdad? Confiaba en llegar a los 700 asistentes, pero no pudo ser, nos quedamos en 620 entradas vendidas, y ni tan mal, oye. Aparte de eso, mi objetivo desde el primer momento fue crear una WordCamp que no se olvidara, de esas para recordar.

Por eso hice la apertura a las 9 y media de la mañana pegándome un bailoteo como si fueran las 12 de la noche; montamos un programa digno de no querer perderte nada; me encabezoné en que la zona de patrocinadores estuviera bien apañada y que se notase el calor de todo el que pasara por allí. Aunque madre mía, yo no se vosotros, pero ¡qué rasca pasé algunos ratos en los que las puertas se abrían y te pegaba un buen chute de corriente fresca! A decir verdad, esos golpes de frío me hicieron pararme en ciertos momentos y poder observar. Otro regalo ese, el poder que todos tenemos de poder parar, mirar alrededor, y sentir. Una lástima que como especie, no lo usemos a menudo.

Quería haceros llegar esa sensación. Para los que no saben lo que hacemos, estaríamos en un evento de frikis. Para mí era otra cosa, un reencuentro muy esperado con todo el mundo, un devolver a la comunidad, pero sobre todo, y sinceramente, por las ganas que tenía de vivirlo y dejar de estar imaginándomelo de todas las maneras posibles. En otras palabras, por liberarme de un poco de estrés.

Preparamos la verbena, y bueno, todo, con mucho cariño. Y confiaba en el cocido madrileño para comer, pero hay momentos que se escapan de nuestro control, y en este caso, he de hacer autocrítica, y éste fue uno de ellos. Lo que tenía en mi cabeza, ni por asomo fue lo que ocurrió en la realidad. Pero gracias a esto, todos hemos aprendido.

¿Y cómo conseguimos montar todo esto?

Buff, ¡pues ni yo lo sé! Para mí ha sido todo un reto enfrentarme a organizar un evento de tales dimensiones, sobre todo el tema de hacer el presupuesto, manejar tales cantidades de money, y con la presión de no saber hasta el final si te vas a quedar en positivo o en negativo. De lo que estimas en el presupuesto inicial, a lo que termina siendo finalmente no te quiero contar… Solo te digo que volví a experimentar esa sensación de cuando de pequeños jugábamos al monopoly.

Una vez aprobado el presupuesto inicial, organicé a toda la tribu en grupos. Patrocinadores, Ponentes, Voluntarios, Catering, Diseño, Swag, Comunicación y Contenidos, Venue y Audiovisuales, Redes Sociales y Web. Algunos grupos con más gente que otros, otros en los que uno solo se apañaba, y así estuvimos desde el inicio de este 2023, cada grupo trabajando en su área y yo danzando por todas ellas, orquestando como mejor lo he sabido hacer, o al menos, intentándolo y aprendiendo.

Aunque me consta que me intentaron hacer un boicot el día anterior al montaje del evento, y ha habido reuniones en las que no se me ha incluido… ¿verdad, dupla de Fernandos? 😜

Team Patrocinadores

Por si no lo sabes, toda WordCamp se celebra gracias a la Fundación de WordPress, al dinero que aportan los patrocinadores y a los asistentes que compran su entrada, pero también gracias a los que estamos detrás organizando cada WordCamp en cada rincón del mundo. Todo el trabajo que hay detrás, es algo completamente voluntario. Como siempre digo. Por amor a WordPress.

Sinceramente, me quedé muy, pero que muy sorprendida, cuando mis chicos del equipo de patrocinadores, Fernando Lopez, Santiago Cerro y Juan Oro, consiguieron cerrar los niveles de patrocinio antes de que terminasen las vacaciones. También es cierto, que hubo un nivel que tuvimos que replantearnos a mitad del camino porque no estaba funcionando. Pero a pesar del tras pies, joder, ¡qué gran trabajo habéis hecho! Santiago Cerro programando emails como si no hubiera un mañana, Juan Oro buscando los mejores descuentos, pero sobre todo Fernando Lopez, el responsable del grupo, currazo señores. Gracias.

Gestionar esta área me parece una de las tareas más difíciles sin duda. Sin el apoyo de los patrocinadores, es difícil montar una buena WordCamp.

Team Venue y Audiovisuales

Metí la gestión del lugar donde íbamos a celebrar el evento y la gestión con el proveedor de audiovisuales en el mismo saco, y aquí, con Carlos Bravo siendo el rey en enviar la documentación a La Nave a la velocidad del rayo, aunque se dedicó más a duplicar la web y ponerla en marcha; Miguel Díaz siendo el mejor concertador de citas que Tinder querría; y Santi en comunicarse con el proveedor de audiovisuales tan rápido que ni el proveedor se enteraba. A pesar de toda la disposición de mis 3 mosqueteros, tuve que dedicarle más tiempo del que esperaba.

Preparar bien toda la documentación de La Nave y gestionar con audiovisuales todo lo que quería y cómo lo quería, escaleta incluida, es un curro. Pero oye, ni tan mal salió.

Todo esto que os cuento fue cuando ya teníamos cerrada La Nave, porque de primeras no fue así. Al principio yo me vine arriba, y junto con un loco más de los míos, Mauricio Gelves, líder en 2018, se sumó a la tribu en los inicios de este viaje.

Nos emperramos en que el IFEMA tenía que ser el sitio para celebrar WordCamp Madrid. Y allí que fuimos, flipando con el sitio, y flipando con la flipada que tiene esa gente en la cabeza, vamos. Una vez que supimos el presupuesto, empezaron a salir los costes extras, costes de ¡hasta por tirar una regleta! ¿Really? Hasta luego el IFEMA.

Y claro, llegaron los nervios, no teníamos el espacio del evento para abril, mes en el que siempre veníamos celebrado las anteriores ediciones, el IFEMA sí, pero La Nave no tenía fecha… Así que agache mi cabecita, lloré a La Nave y nos dieron fecha para el fin de semana del 4 noviembre de 2023, con la fresca.

El Mentor

Toda WordCamp siempre tiene un mentor, un miembro de la comunidad de WordPress con muuuchaaa experiencia en esto de organizar WordCamps y el cual te asignan para ayudarte en todo lo que necesites durante la organización del evento.

Primero empecé con Isotta Peira, fantástica mujer, empoderada y risueña. Con ella revisé la primera versión del presupuesto, y me explicó todos los primeros pasos, y luego, me cambiaron de mentor. No por nada en especial, sino porque Isotta me dijo que si quería algún mentor de la comunidad de España, me dijo unos cuantos nombres y de repente escuché, Juan Hernando. El gran Juan Hernando, ciudadanoB, de la familia gallega. Y le dije a Isotta, ¡Juan, Juan! Quiero a Juan.

En que momento señora… jajajajaj ¡Es broma! Juan, si me estás leyendo, decirte que a pesar de que en algunos momentos estuviera esperando tu respuesta a cualquier duda, miedo, propuesta o whatever, más nerviosa que cuando era niña en la noche de reyes, has sido un mentor maravilloso.

Ese dejarme hacer, porque confiabas en mí, vale, pero también podía haberla cagado. Esa tranquilidad en nuestras reuniones online, ese primero cómo estás antes que nada, muy top querido. Eres un crack.

El Programa

Aquí poco voy a decir, solo daros las gracias a Fernando Tellado y Jose Angel Vidania por el programa que hemos conseguido montar y ofrecer. Por todo el curro que os habéis pegado con la gestión de los ponentes. Otra de las tareas de una WordCamp que también considero muy delicada y que hay que saber llevar. Sin ponentes, no hay programa.

Me consta, gracias a las encuestas, el parecer de algunos ante la baja dificultad en los talleres, o el hecho de no terminar de gustar el formato de las charlas rápidas. Nunca llueve a gusto de todos, hemos hecho lo que hemos considerado en base a nuestra experiencia y las normas de la organización de una WordCamp, pero sobre todo, pensando en qué nos hubiera gustado a nosotros ver dependiendo del perfil de cada asistente.

Mucha IA, y la posibilidad de no tener que perderte ninguna charla de una misma temática por tenerlas organizadas de tal manera que pudieras terminar el día siendo un Jedi de SEO con WordPress. Pues no sé, pero sigo pensando que hemos hecho un programón 🌸

Team Contenidos y Redes Sociales

Otra cosa que me ha quedado muy clara, es que como no tengas a un buen comunicador, rápido, vivaz y con ganas de darlo todo, te comes un cagao para generar todo el contenido y sobre todo comunicarse con todos vosotros de la forma en la que lo ha hecho mi querido, Juanma Aranda. Que ha tenido el apoyo de Viviana Otero, también. Pero sin él, esta WordCamp no la hubiera podido sacar. Y sabes de lo que te hablo, Juanma. Gracias infinitas, de verdad.

Por otro lado, sin mi guerrera, Carlota Galván, junto a su inseparable Arantxa Saenz, dos mujeres de armas tomar, se han batallado las redes la mar de bien. Antes, durante y después del evento. Sois unas cracks. Gracias.

Team Catering y Cena de Ponentes

La película vivida en esta área podríamos catalogarla dentro del género de ciencia ficción, y no por culpa nuestra, en la que Gaby Sánchez y Axel Loupias, encargados de ambas áreas y que han hecho su trabajo estupendamente, con nota y en diversos momentos hasta con sufrimiento. Y no por mi culpa, o eso espero, jeje. Sino por el despropósito de algunos proveedores de este sector. Y no les voy a dar más el gusto por aquí, mejor por las vías que merecen.

Gracias por todo el esfuerzo a ambos.

Team Diseño y Swag

Ya partíamos de una base en cuanto a la línea de diseño para WordCamp Madrid, parte de esa base era la web que se hizo en 2020 por miembros del antiguo equipo de diseño en aquel entonces, Ana Cirujano, Sonia Ruíz y Gaby Zapata. Decidimos continuar sobre esa línea, de tal manera que el siguiente que venga, Angel Vidania, próximo líder de WCMAD 2024, si te ha gustado el rollo verbena, color, libertad e igualdad, puedas mantener la línea de diseño y te llevo los rollups. ¡Los hice genéricos para no tener que volverlos a producir! Entre otras cosas que he podido guardar o reusar. Os las contaré algún día en otro post, si me da por volver a escribir. Que va a ser que no.

Partiendo de eso, engañé, y sí, he dicho engañé, a Raquel Sebastián, ex-alumna mía, diseñadora gráfica, web, lo que se proponga, y la que no dudó en meterse en éste berenjenal desde el minuto -1.

Se ha currado todo el diseño gráfico, los detalles. Si estuviste en el evento y te paraste a observar en algún momento, que ojalá haya sido así. ¡Seguro que los has fichado!

Todo lo que te has llevado de nuestra parte en tu bolsa de welcome pack, gracias a ella y junto a Elena Dosil, que previamente hizo la mejor búsqueda de regalos molones, sostenibles y de calidad con 10€ por persona. Y que le digas que te saque mínimo 5 regalos, y te saque el doble. Crack. Gracias chicas por el currazo.

Pero no solo en el diseño estaba Raquel, otra persona importante ha sido Javier Salinas, a él no le tuve que engañar, jeje. Le conocí en la WordCamp de Griñón el año anterior, y él me propuso querer formar parte. ¡Y qué parte!

Lo que te has currado, amigo. Todas las creatividades audiovisuales que habéis visto en todas las pantallas durante el evento, son obra de éste gran creativo. Cartelas, intros y cierres, continuidades, acreditaciones, sí, he dicho acreditaciones. Aquí, este hombre, es el único capaz de prepararte el tedioso archivo CSV que se genera desde la web con la información de los asistentes, y la cual necesitamos para vincularlo al diseño de cada acreditación, que van personalizadas. Y este señor, porque no tiene otro nombre, aparte de hacer todo lo que hizo, se encargó de pudiéramos grabar los talleres, cosa no prevista y que surgió 5 días antes del evento.

Gracias a los 3. Aunque he aprendido que para el equipo de diseño, mejor 3 personas mínimo, y no 2, por los agobios y eso 😅

Team Voluntarios

He querido dejar para el final, y destacar el gran trabajo que ha realizado Maylén García, encargada de organizar a los 30 voluntarios que se han sumado a esta tribu y han aportado su gran granito de arena

Maylén, querida, qué forma de hacer los mejores cuadrantes en un excel. Qué cabeza tan bien colocada. ¡Qué ganas tengo de verte y acompañarte liderando una WordCamp! Gracias por todo lo que has hecho. Y gracias también a todos los voluntarios que lo habéis hecho posible. Impecables, como siempre.

Y llegó el fin de semana del evento

El primer viernes de noviembre a las 9 de la mañana, allí que estábamos los que pudimos. Dispuestos a vestir de fiesta La Nave, recibir proveedores y patrocinadores y echar tus 12 horitas de curro por amor a WordPress. Para culminar con la cena de ponentes y acabar el día cansado de la hostia, pero con una sonrisa en la cara.

Llegó el sábado, y lo dimos todo. En algunos momentos rodaba todo solo, en otros no tanto. Mis emociones transitaron durante todo el día entre la plenitud, alegría, euforia, estrés, agobio, sueño, frío y cansancio. Pero con una sonrisa en la cara.

El domingo, al terminar el Contributor Day, llega el verdadero momento de echar el cierre, es cuando realmente sientes que ya ha pasado, cuando empiezas a despedirte de la tribu. Y sigues con la sonrisa en la cara.

Ahora, pasadas dos semanas y echando la vista atrás, esa sonrisa en la cara que se me quedó, sigue conmigo. Y con ella he podido escribir lo que acabo de compartir con vosotros.

Me despido con los momentos que me llevo conmigo. Ojalá, alguna foto os saque lo que pudimos sentir todos los que estuvimos en la WordCamp Madrid 2023.

Gracias a todos los que habéis formado parte, asistentes, voluntarios, organizadores, ponentes y patrocinadores. Sin vosotros no hubiera sido posible todo esto.

Larga y próspera vida a WordPress 💜✊🏻